Privacybeleid

Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op 25 september 2026. Van toepassing op www.peutiefc.be en het ledenportaal.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Peutie FC vzw Peutiebosweg 2, 1800 Peutie (Vilvoorde), België Ondernemingsnummer: BE 1004.979.386 (RPR Brussel, Nederlandstalige afdeling) E-mail: info@peutiefc.be — Telefoon: +32 471 22 74 93

Peutie FC vzw is een amateurvoetbalclub aangesloten bij Voetbal Vlaanderen / de Koninklijke Belgische Voetbalbond (KBVB). De club heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld; vragen over privacy kunt u richten aan info@peutiefc.be.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen enkel de gegevens die nodig zijn voor de werking van de club.

Inschrijving als speler (formulier op de site): naam en voornaam van de speler, geboortedatum, geslacht, adres, taal, naam en contactgegevens van de ouder(s)/voogd, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel UiTPAS-nummer, uw bericht en uw keuzes inzake privacy en beeldrecht.
Ledenbeheer: sportieve gegevens (ploeg, categorie, trainingen, wedstrijden, aanwezigheden), lidgeld en betalingen.
Vrijwilligers, trainers en bestuursleden: identiteits- en contactgegevens, functie, opleidingen en attesten, vrijwilligersvergoedingen.
Bestellingen (bv. wafelverkoop): naam, e-mailadres, telefoonnummer, bestelde artikelen, betaling en de naam van de speler/ploeg die verkoopt.
Ledenportaal: e-mailadres en aanmeldgegevens, technische logbestanden (IP-adres, datum en uur van de aanmelding).
Beeldmateriaal: foto's en video's van wedstrijden, trainingen en evenementen, gepubliceerd op de site en onze sociale media.
Contact: de gegevens die u ons zelf bezorgt via e-mail, telefoon of sociale media.

Wij verzamelen geen gevoelige gegevens (gezondheid, ras, religie, politieke overtuiging). Een medisch attest wordt enkel gevraagd wanneer de voetbalbond dit oplegt en wordt niet door de club bewaard.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en op welke rechtsgrond?

Uw lidmaatschap beheren (inschrijving, aansluiting bij de bond, lidgeld, verzekering): uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
De sportieve werking organiseren (ploegindeling, trainingen, wedstrijden, communicatie met spelers en ouders): uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang van de club.
Bestellingen en evenementen afhandelen (wafelverkoop, eetfestijnen): uitvoering van de overeenkomst.
De boekhouding voeren en de vzw-wetgeving naleven (ledenregister, jaarrekening): wettelijke verplichting.
Foto's en video's publiceren: uw toestemming voor gerichte beelden (portretten, individuele foto's); gerechtvaardigd belang voor sfeerbeelden van wedstrijden en evenementen, waarbij u zich steeds kunt verzetten.
Nieuwsbrieven en clubinformatie versturen: gerechtvaardigd belang voor leden; toestemming voor niet-leden. U kunt zich steeds uitschrijven.
De website en het ledenportaal beveiligen: gerechtvaardigd belang.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering en verkopen ze nooit aan derden.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Concreet:

Ledengegevens: tijdens het lidmaatschap en tot 2 jaar na het einde ervan.
Inschrijvingsaanvragen die niet tot een lidmaatschap leiden: 1 jaar.
Bestellingen (wafelverkoop e.d.): 1 jaar na levering.
Boekhoudkundige stukken (lidgeld, betalingen, bestellingen): 7 jaar, zoals de wet vereist.
Foto's en video's: tot u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt.
E-mails, contactaanvragen en technische logbestanden: 1 jaar.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden enkel gedeeld wanneer dit nodig is voor de werking van de club:

Voetbal Vlaanderen / KBVB voor de aansluiting, de competitie en de verzekering van de spelers.
ProSoccerData (PSD), ons ledenbeheer- en planningsplatform, voor ploegen, trainingen, wedstrijden en aanwezigheden.
Onze technische dienstverleners: Vercel (hosting van de website), Supabase (database en aanmelding van het ledenportaal) en Google Workspace (e-mail en documenten).
Onze verzekeraar en bank wanneer een dossier dit vereist.
Meta (Facebook, Instagram) voor de beelden en berichten die wij op onze sociale media publiceren.
De overheid of de gerechtelijke instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met onze dienstverleners hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Zij mogen uw gegevens enkel gebruiken in opdracht van de club.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze gegevens worden hoofdzakelijk in de Europese Unie opgeslagen (Vercel en Supabase in de EU-regio). Sommige dienstverleners (Google, Meta, Vercel, Supabase) zijn Amerikaanse bedrijven die gegevens buiten de EER kunnen verwerken. In dat geval steunen wij op het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende beveiligingsmaatregelen.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), beveiligde aanmelding voor het ledenportaal, toegang tot de gegevens beperkt tot de bestuursleden en medewerkers die ze nodig hebben, en regelmatige back-ups. Bij een datalek dat een risico inhoudt voor uw rechten, brengen wij de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, uzelf op de hoogte.

8. Uw rechten

U hebt het recht om:

uw gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
uw gegevens te laten wissen wanneer wij ze niet langer nodig hebben;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (bv. sfeerbeelden, nieuwsbrief);
uw toestemming in te trekken op elk moment, zonder dat dit de eerdere verwerking onwettig maakt;
uw gegevens te ontvangen in een gangbaar formaat (overdraagbaarheid).

Stuur uw verzoek naar info@peutiefc.be of per post naar het adres hierboven. Wij antwoorden binnen één maand. Om uw identiteit te controleren kunnen wij u om een bewijs vragen.

Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Cookies

Deze website gebruikt enkel functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn om de site en het ledenportaal te laten werken (bv. uw aanmelding, uw taalkeuze en uw keuze in de cookiebanner). Daarvoor is geen toestemming vereist. Wij plaatsen geen analyse-, advertentie- of trackingcookies. Video's of berichten van sociale media die op de site ingesloten zouden worden, kunnen cookies van die platformen plaatsen; daarvoor verwijzen wij naar hun eigen privacybeleid.

10. Minderjarigen

De meeste van onze spelers zijn minderjarig. Voor spelers jonger dan 18 jaar vragen wij de gegevens en de toestemmingen aan de ouder(s) of voogd. Ouders kunnen op elk moment de rechten uit punt 8 uitoefenen namens hun kind. Wij publiceren geen namen bij foto's van minderjarigen zonder toestemming van de ouders.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De meest recente versie staat altijd op www.peutiefc.be, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij onze leden op de hoogte via e-mail of het ledenportaal.